Datos Seguros L81
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Manual de uso

Cómo llenar tu expediente de la Ley 81, paso a paso

Esta guía te acompaña desde que creas tu cuenta hasta que descargas tus seis documentos y mantienes el expediente al día. El proceso completo toma alrededor de 30 minutos si tienes la información a la mano.

Datos Seguros L81 te ayuda a documentar y gestionar tu cumplimiento — no sustituye la asesoría de un abogado, y el expediente generado no equivale por sí solo a cumplimiento integral cuando tu actividad está sujeta, además, a una ley especial (banca, seguros, salud, telecomunicaciones, etc.).

Antes de empezar, ten a mano

  • El RUC y los datos de contacto de la empresa (correo y teléfono).
  • Una idea de qué tipos de bases de datos manejas — Clientes, Proveedores, Empleados, Prospectos… — y para qué usas cada uno.
  • Con qué proveedores compartes datos (contador, mensajería, proveedor de sistema o software) y si alguno procesa la información fuera de Panamá.
  • Quién será tu Oficial de Datos, si decides designar uno (opcional): nombre, cédula y cargo.
  • Tu número de Yappy (8 dígitos, empieza con 6 o 7) para el pago.
  1. Paso 1

    Crea tu cuenta

    Entra a /registro y llena: nombre de la empresa, RUC, correo, teléfono y cómo nos conociste. Marca la casilla de aceptación de los Términos y Condiciones y la Política de Privacidad. No se usa contraseña.

  2. Paso 2

    Revisa tu correo

    Te enviamos un enlace de acceso al correo que registraste. Ábrelo y haz clic en el enlace: te lleva directo al pago, sin contraseña.

    • Si no lo ves en 2–3 minutos, revisa las carpetas de spam o promociones.
    • El enlace vence al usarse o al pedir uno nuevo. Si lo solicitaste más de una vez, usa siempre el correo más reciente.
  3. Paso 3

    Paga una sola vez

    En /checkout pagas con Yappy: B/.35.00 + ITBMS. Es un pago único — tu acceso queda activo por 24 meses, sin mensualidades, y puedes generar y actualizar tus documentos las veces que necesites en ese período.

    El número de Yappy son 8 dígitos y empieza con 6 o 7. Si necesitas un reembolso, se puede solicitar dentro de los 7 días calendario posteriores al pago siempre que aún no hayas generado ni descargado ningún documento (ver Términos §3).

  4. Paso 4

    Responde el diagnóstico inicial

    En /diagnostico respondes 8 preguntas sobre cómo tu empresa trata datos personales. No hay respuestas “malas” — solo determinan qué necesitas revisar:

    • Si tratas datos para tus propias finalidades (facturar, contactar clientes, administrar empleados).
    • Si además procesas o custodias datos por cuenta de otras organizaciones. Si respondes que sí, la plataforma te avisa que esa relación necesita un contrato de custodia que todavía no genera — queda como acción pendiente, no se da por resuelta.
    • Si operas en un sector regulado por ley especial. Si es así, verás un aviso: la Ley 81 es el mínimo, tu regulador puede exigir más.
    • De quiénes tratas datos (clientes, empleados, proveedores, menores de edad…).
    • Si usas videovigilancia, biometría o geolocalización.
    • Aproximadamente cuántas personas hay en el total de tus bases de datos.
    • Si usas IA, scoring o decisiones automatizadas sobre personas.
    • Si usas los datos de tus clientes para mercadeo directo.

    Si alguna respuesta activa un módulo especializado (seguimiento, decisiones automatizadas o mercadeo), el diagnóstico te lleva primero a esa pantalla.

  5. Paso 5

    Completa los módulos especializados (solo si aplican)

    En /modulos-especializados solo verás las secciones que correspondan a lo que declaraste. Nunca es un cuestionario obligatorio para quien no aplica.

    • IA / decisiones automatizadas: qué lógica o criterios generales sigue el sistema, qué consecuencias puede tener para la persona, y si existe revisión humana o un mecanismo para impugnar la decisión.
    • Mercadeo directo: cómo puede un cliente pedir que se le deje de contactar (enlace de baja, correo de soporte…).
    • Videovigilancia: finalidad, áreas cubiertas, quién tiene acceso a las grabaciones, cuánto tiempo se conservan y si hay un aviso visible de que el área está siendo grabada.
  6. Paso 6

    Responde el cuestionario guiado

    En /wizard son 4 preguntas rápidas: si manejas datos de clientes u otras personas, cómo los almacenas (nube, equipos locales, papel o ambos), si los compartes con terceros y si deseas designar un Oficial de Datos. Estas respuestas terminan de definir qué documentos necesitas.

  7. Paso 7

    Registra tu Oficial de Datos (si designaste uno)

    En /oficial-de-datos ingresas: nombre completo, cédula, cargo, fecha de nombramiento y, opcionalmente, el alcance de sus funciones y el medio de contacto con los titulares. Estos datos aparecen en el Acta de Nombramiento — Oficial de Datos.

  8. Paso 8

    Llena el Registro de Bases de Datos

    Es la parte más importante y está en /bases-de-datos. Se llena una ficha por categoría de datos (Clientes, Proveedores, Empleados…), no una por cada persona. Empiezas con una ficha de ejemplo precargada; ajústala y agrega las que falten con “Agregar otra base de datos”.

    Por cada ficha vas a indicar:

    • Nombre de la base de datos y la naturaleza de los datos que contiene (nombre, cédula, teléfono, correo, dirección, datos financieros, de salud…).
    • Finalidad: para qué usas esos datos.
    • Fundamento jurídico: qué legitima el tratamiento — consentimiento del titular, relación contractual, cumplimiento de una obligación legal, supuesto autorizado por ley especial, o interés legítimo. Si eliges consentimiento, se te pregunta además cómo lo obtienes (papel, formulario web, contrato, casilla de aceptación…).
    • Terceros y proveedores con acceso a esa base (contador, mensajería, proveedor de sistema) y si tienen contrato o cláusula de tratamiento.
    • Transferencias internacionales: si algún dato se procesa fuera de Panamá, a qué país y bajo qué condición de licitud.
    • Plazo de conservación, qué ocurre al vencer (eliminar, anonimizar o bloquear), quién es el responsable de ejecutar la depuración y cada cuánto se revisa.
    • Si la base contiene datos sensibles (salud, biométricos, origen racial, religión, opiniones políticas, vida sexual, afiliación sindical) o datos de menores de edad.

    Consejo: casi toda empresa tiene al menos tres fichas — Clientes, Proveedores y Empleados. Si no estás seguro del fundamento jurídico, elige “No estoy seguro”: la plataforma lo deja como acción pendiente en tu panel en vez de simular que está resuelto.

  9. Paso 9

    Genera tus 6 documentos

    Al final del Registro de Bases de Datos, el botón “Generar mis 6 documentos” guarda todo lo que escribiste y crea (o actualiza) los documentos. Vuelves a tu panel, donde verás el estado de cada uno.

  10. Paso 10

    Descarga y conserva tu copia

    En /documentos descargas el PDF de cada documento. Guarda tu propia copia: el respaldo que llega por correo es una red de seguridad, no un sustituto. Cada documento muestra su número de versión y, si hiciste cambios recientes que aún no se reflejan, un aviso para regenerarlo.

Qué es cada uno de los 6 documentos

Ficha Técnica
El resumen de protocolos, procesos y procedimientos de gestión y transferencia segura de los datos — lo que ANTAI puede fiscalizar (Art. 33, Decreto 285).
Registro de Bases de Datos
El inventario de todas tus bases de datos con su finalidad, fundamento, terceros y plazos. Se mantiene actualizado siempre (Art. 33.5, Decreto 285).
Política de Privacidad
El aviso que informa a los titulares qué datos recolectas, para qué, con quién los compartes y cómo ejercer sus derechos (Art. 14, Decreto 285).
Procedimiento ARCO
Cómo tu empresa atiende las solicitudes de Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición y Portabilidad, con sus plazos.
Protocolo Preventivo de Brechas de Seguridad
Qué hacer si ocurre una violación de seguridad, incluida la evaluación de si es notificable a ANTAI.
Acta de Nombramiento — Oficial de Datos
Formaliza quién es el Oficial de Datos y su alcance. Solo aplica si decidiste designar uno (Art. 42, Decreto 285).

Después: mantener el expediente al día

Cumplir no es un trámite de una sola vez. Desde tu panel tienes:

  • Seguridad y confidencialidad (/seguridad) — autoevaluación de 14 controles de seguridad y 5 de confidencialidad. Marca el estado real de cada uno (Implementado / Parcial / No implementado / No aplica); lo que quede sin implementar aparece como acción pendiente, no como cumplido.
  • Solicitudes ARCO (/arco) — cuando un titular pide acceso, rectificación, cancelación, oposición o portabilidad, regístrala aquí. La plataforma calcula el plazo según el derecho ejercido y te avisa si está por vencer.
  • Incidentes de seguridad (/incidentes) — si ocurre o sospechas una brecha, regístrala. El sistema te guía para evaluar si es notificable a ANTAI (hay un plazo corto para hacerlo).
  • Historial de cambios (/historial) — cada vez que cambia algo en la realidad de tu empresa (un proveedor nuevo, una base que dejas de usar), queda registrado y la plataforma te dice qué documentos quedaron afectados. Aquí también marcas tu revisión periódica (se sugiere cada 12 meses).
  • Capacitación (/capacitacion) — anota cada capacitación que das a tu personal sobre protección de datos: fecha, tema, a quién, y dónde guardas la evidencia real.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar algo después de generar los documentos?

Sí, sin costo adicional durante los 24 meses de acceso. Edita el Registro de Bases de Datos o cualquier módulo y vuelve a generar. La versión anterior queda en el historial.

No me llega el enlace de acceso.

Revisa spam y promociones. Si no aparece, vuelve a /ingresar y pídelo de nuevo — y usa el correo más reciente, porque los anteriores dejan de funcionar.

¿Esto me certifica ante ANTAI?

No. Datos Seguros L81 genera y organiza tu expediente documental base y te ayuda a gestionarlo. No es una certificación de cumplimiento, no sustituye asesoría legal y no cubre los requisitos adicionales de una ley especial de tu sector.

¿Qué pasa a los 24 meses?

El acceso a ver y descargar documentos se bloquea hasta que renueves (B/.10.00 + ITBMS por 24 meses más). Tus datos se conservan según los plazos de la Política de Privacidad (§6) y el acceso se restaura de inmediato al renovar.

¿Puedo pedir que borren mis datos?

Sí. Escribe a omar@sugasti.com. Se elimina todo lo que no esté sujeto a un plazo legal de conservación (los registros de pago se conservan 5 años por obligación contable).

Datos Seguros L81 · NDC Innovation, S.A. · datosegurosl81.com¿Dudas que esta guía no resuelve? Escribe a omar@sugasti.com